Archivistica a ostacoli III. Il ciclo di vita dei documenti e le fasi dell’archivio. L’archivio corrente (parte prima)

Qui di seguito, il testo dell’articolo scritto dalla dottoressa Luisa Bastiani, bibliotecaria e archivista, (pubblicato su: Notiziario CNEC. Mensile del Centro Nazionale Economi di Comunità, n. 4, aprile 2015, pp. 20-23) con cui prosegue la nostra serie di piccole lezioni di archivistica volte ad aiutare gli Istituti religiosi nel compito di gestire, conservare e valorizzare i propri patrimoni documentari.

Le tre fasi di vita dell’archivio

Tenendo a mente il già delineato concetto di archivio[1] affrontiamo ora ciò che nella disciplina archivistica viene definito «ciclo di vita dei documenti» nel quale trovano rispondenza le fasi di esistenza di un archivio.

Come abbiamo visto “dietro” un archivio c’è un soggetto (persona, ente, famiglia) che nel corso della propria attività produce dei documenti i quali, in ragione della loro funzione, debbono   rimanere costantemente a disposizione; man mano che il tempo trascorre e gli affari in corso si esauriscono, la necessità di utilizzare questi documenti per scopi pratici si affievolisce fino a scomparire totalmente. Da un punto di vista temporale, quindi, si è soliti distinguere tra documenti che hanno una finalità pratica e documenti che questa finalità non ce l’hanno più. Una volta cessata la finalità pratica le carte acquisiscono un valore come fonti storiche utili per indagare la società e le vicende del passato. Cambiano di conseguenza anche gli utilizzatori finali: inizialmente è il soggetto produttore che utilizza e dispone della documentazione per poter condurre le proprie attività, in seguito i principali interessati sono gli studiosi e i ricercatori.

Questi brevi e semplici passaggi ci servono per introdurre quella che è la classica tripartizione che la disciplina archivistica italiana[2] riconosce nella “vita” di uno stesso archivio:

  • archivio corrente: è costituito dai documenti (prodotti e ricevuti) riguardanti affari in corso di trattazione e che pertanto sono necessari allo svolgimento delle attività correnti. Questa fase non ha una durata specifica e in essa possono coesistere pratiche di pochi giorni con pratiche di diversi anni. Poiché i documenti vengono utilizzati prevalentemente per finalità pratico-amministrative è ovvio che, dal punto di vista della conservazione, essi siano custoditi presso lo stesso soggetto produttore;
  • archivio di deposito: in questa fase l’archivio è dato dal complesso di documenti che si riferiscono a pratiche ormai concluse e quindi non più necessarie all’attività corrente ma che possono ancora avere una qualche utilità (per fini giuridico-amministrativi). Non dovendo più rispondere a pressanti esigenze pratiche questa documentazione è consultata meno frequentemente ma resta comunque sotto la responsabilità del soggetto produttore che deve potervi accedere rapidamente e per questo l’archivio di deposito deve trovarsi vicino a quello corrente[3]. È inoltre fondamentale che nel passaggio all’archivio di deposito la documentazione mantenga l’organizzazione originaria determinata nella fase corrente. Il termine della permanenza delle carte nell’archivio di deposito, secondo la normativa nazionale, è di 30 anni, vale a dire che possono essere trasferiti nell’archivio storico i documenti relativi ad affari conclusi da 30 anni[4] (con alcune eccezioni che vedremo quando ci occuperemo nello specifico dell’archivio di deposito);
  • archivio storico: superate le due precedenti fasi, la documentazione relativa ad affari esauriti e che quindi non risponde più ad esigenze di servizio, viene destinata alla conservazione permanente per garantirne un’adeguata consultazione a fini di studio e a fini culturali. È in questa fase che prevale il valore storico dei documenti sul loro valore pratico. Con il passaggio alla fase “storica”, la documentazione destinata alla conservazione può essere affidata o ad istituti di conservazione che conservano istituzionalmente anche altri archivi, oppure allo stesso ente produttore che per essa deve costituire un apposito archivio storico[5]. Ciò in ogni caso implica un mutamento dal punto di vista del rapporto del soggetto produttore con la propria documentazione che perde inevitabilmente i caratteri originari.

Dal punto di vista terminologico le espressioni “archivio corrente”, “archivio di deposito” e “archivio storico” designano naturalmente – come abbiamo visto agli inizi per il termine archivio – anche il luogo fisico in cui la documentazione trova posto. Esiste inoltre un altro modo, mutuato dal mondo anglosassone, di indicare queste tre fasi come archivio attivo, semiattivo e inattivo[6].

Tuttavia, per quanto questa distinzione sia entrata in uso per esigenze operative, per quanto ciascuna fase sia caratterizzata da metodologie e approcci operativi diversi, ciò non mette in discussione la sostanziale unicità dell’archivio. A ciascuna di queste fasi corrispondono semplicemente più volti di una stessa realtà. Inoltre non dobbiamo perdere di vista un elemento: il soggetto che produce documentazione lo fa per fini propri, per la propria utilità, nell’esercizio delle proprie funzioni e non per fini culturali o di memoria storica. I documenti vengono prodotti, come più volte accennato, per finalità pratiche e solo in un secondo momento, divenuti documenti storici, rispondono a finalità di studio e ricerca. Ma il valore storico-culturale subentra al valore pratico non in senso assoluto. Possiamo meglio dire che le due caratteristiche appartengono al documento fin dalla sua nascita ma si rivelano in misura diversa a seconda della fase di vita in cui si trova. Infatti come scrive Paola Carucci: «…il valore storico, e quindi l’interesse culturale del documento, nasce contemporaneamente al formarsi degli archivi e coesiste fin dall’inizio col fine pubblico di garantire la certezza del diritto; coesiste inoltre fin dall’origine l’attitudine dei documenti a garantire il diritto del cittadino all’informazione sull’operato della pubblica amministrazione. Né, d’altro canto, il decorrere del tempo annulla l’attitudine a certificare propria dei documenti, attitudine che non è incompatibile con l’utilizzazione per fini di ricerca dei medesimi documenti»[7].

Proponiamo qui uno schema riassuntivo delle tre fasi e dei principali aspetti che le caratterizzano:

Archivio corrente Archivio di deposito Archivio storico
Definizione Costituito dai documenti riguardanti affari in corso di trattazione necessari allo svolgimento delle attività correnti Complesso di documenti che si riferiscono a pratiche ormai concluse e quindi non più necessarie all’attività corrente ma che possono ancora avere una qualche utilità Documentazione relativa ad affari esauriti e che quindi non risponde più ad esigenze di servizio, destinata alla conservazione permanente per garantirne un’adeguata consultazione a fini di studio e a fini culturali
Responsabilità conservazione Soggetto produttore Soggetto produttore Altri istituti di conservazione o il soggetto produttore stesso che deve costituire l’archivio storico
Utilizzatore finale Soggetto produttore Soggetto produttore Studiosi, ricercatori, altri utenti
Attività Formazione, organizzazione e gestione dei documenti (registrazione, classificazione, fascicolazione) Collocazione della documentazione, selezione conservativa o scarto, versamento Ordinamento archivistico
Strumenti Registro di protocollo, titolario (o quadro di classificazione), repertorio dei fascicoli, rubriche e schedari, piano di conservazione (o massimario di scarto)[8], manuale di gestione Inventario topografico, piano di conservazione (o massimario di scarto), elenco di versamento Inventario (analitico e/o sommario), elenchi, elenchi di consistenza, guide

Come esemplificato nello schema, ad ogni fase corrispondono attività specifiche e specifici strumenti. A questo proposito ci preme dire che in archivistica è corretto parlare di “strumenti di ricerca” o anche di “mezzi di corredo”. Le due espressioni sono da sempre utilizzate indistintamente anche se alcuni ritengono sia più opportuno fare delle distinzioni preferendo chiamare “mezzi di corredo” gli strumenti che vengono elaborati in archivio nella fase della sua formazione e che vengono utilizzati per l’appunto nell’archivio corrente per gestire e recuperare i documenti, mentre quegli strumenti elaborati durante la fase “storica” dell’archivio per fini specialistici di ricerca e per favorire le indagini sulle carte dovrebbero preferibilmente chiamarsi “strumenti di ricerca”[9].

Un discorso a parte va fatto a proposito della cosiddetta fase di pre-archivio, una realtà che in Italia non ha trovato spazio ma che invece ha trovato applicazione in alcuni modelli in uso in altri paesi come ad esempio la Francia. Il pre-archivio o archivio intermedio è una fase che si colloca tra l’archivio di deposito e l’archivio storico, durante la quale vengono gestiti i documenti non ancora pronti per passare alla fase di archivio storico ma che sono ormai fuori dalla sfera di interesse del soggetto che li ha prodotti. Potremmo dire che il pre-archivio si fa carico della documentazione meno recente dell’archivio di deposito. La particolarità è che in questa fase non è il soggetto produttore a conservare i documenti come avviene invece, nella tradizione italiana, per la fase dell’archivio di deposito. L’esempio più famoso è quello della Cité des Archives contemporaines a Fontainebleu, in Francia, un ambizioso progetto solo in parte realizzato. Destinata a raccogliere i versamenti delle amministrazioni centrali dello Stato in depositi distrettuali e centrali, la Cité ha presto mostrato i suoi limiti quando, in mancanza di una strategia di conservazione e scarto, si è vista “soccombere” a causa dell’enorme produzione documentaria a fronte, tra l’altro, di una mancata progettualità di incremento degli spazi rivelatisi, quindi, insufficienti. La struttura è stata poi riutilizzata a supporto dell’Archivio nazionale di Parigi, per la conservazione permanente di fondi archivistici ed è stata battezzata con il nome di Centre des Archives contemporaines.

In Italia il modello degli archivi intermedi ha tuttavia conosciuto un dibattito importante e anche un tentativo di applicazione ad opera di Eugenio Casanova prima ed Armando Lodolini poi. Ciò che resta di questi tentativi è, potremmo dire, il sistema degli archivi notarili che prevede infatti gli archivi notarili distrettuali dove si raccolgono gli atti dei notai ormai deceduti o che hanno cessato la loro attività professionale. Qui vi restano depositati per un arco di tempo di cento anni prima di essere versati negli Archivi di Stato competenti[10].

Concludendo, la fase formativa di un archivio, vale a dire quella in cui la gestione e tenuta dei documenti è finalizzata agli affari in corso, è decisamente la più importante e – se vogliamo – la più delicata; essa, infatti, determina la configurazione e la struttura dell’archivio. Trascurare questa fase spesso significa compromettere la corretta stratificazione dei documenti causando danni anche per la memoria storica. Non dimentichiamo che un archivio corrente oggi sarà un archivio storico domani.

Eppure dobbiamo sottolineare che la riflessione su questo tema è relativamente “giovane”; a parte poche eccezioni, è solo dagli anni novanta dello scorso secolo che la questione della corretta formazione dell’archivio corrente entra con maggior forza nel dibattito archivistico italiano; questo, nonostante l’Italia abbia dimostrato in tal senso una certa precocità. I primi esempi di classificazione risalgono a fine Settecento e significativi precedenti si possono riscontrare in alcuni provvedimenti degli stati pre-unitari ai quali hanno fatto seguito la legge sull’ordinamento provinciale e comunale del 1865, la circolare Astengo del 1897 sugli archivi comunali ed infine il R.D. 35/1900 sui sistemi di tenuta della documentazione delle amministrazioni statali[11].

Un archivio corrente è la naturale conseguenza del bisogno di un soggetto produttore di documentare le proprie attività quotidiane per fini amministrativi e giuridici e per tutelare la memoria di sé nel tempo. In questo contesto si sono sviluppati i seguenti strumenti (e procedure) per guidare la formazione e l’organizzazione di un archivio (la cui analisi nel dettaglio sarà oggetto dei prossimi articoli):

  • il registro di protocollo;
  • il titolario (o quadro/piano di classificazione);
  • il repertorio dei fascicoli;
  • repertori;
  • il piano di conservazione o massimario di scarto;
  • il manuale di gestione.

________________________

[1] E. Atzori – L. Bastiani, «Archivistica a ostacoli. II. Definizione di archivio, vincolo archivistico e documento» in Notiziario Cnec. Mensile del Centro Nazionale Economi di Comunità, n. 6, giugno-luglio 2013, pp. 18-22.

[2] La scuola archivistica italiana, così come quella francese, suddivide convenzionalmente il ciclo di vita di un archivio in queste tre fasi. Ricordiamo invece che la scuola tedesca, pur prevedendo tre fasi (registratura corrente, registratura di deposito, archivio), ritiene vero archivio solo quella finale. Per la scuola italiana tutta la documentazione è archivio fin dalla sua creazione.

[3] Da parte di società private si può anche verificare l’affidamento dell’archivio di deposito in regime di outsourcing termine inglese che significa “esternalizzazione”; l’outsourcing archivistico indica il processo di esternalizzazione, totale o parziale, dell’organizzazione e gestione dei servizi d’archivio. Esistono infatti società di outsourcing che  conservano in speciali strutture la documentazione anche di più “clienti” contemporaneamente, assicurando comunque la possibilità di richiamare presso di sé i documenti che dovessero servire.

[4] Il decreto legislativo n. 42 del 22 gennaio 2004 (Codice dei beni culturali e del paesaggio) fissava il termine previsto per il versamento della documentazione dall’archivio di deposito a quello storico a 40 anni (art. 41, comma 1). Questo termine è stato recentemente modificato con il decreto legge n. 83 del 31 maggio 2014 che lo ha appunto abbassato a 30 anni (art. 12, comma 4, lettera a). Come fa notare Gino Badini nella sua pubblicazione Archivi e Chiesa. Lineamenti di archivistica ecclesiastica e religiosa, se l’ordinamento italiano ha fissato tale termine in 30 anni «il Codice di diritto canonico non contiene disposizioni precise in materia, né potrebbe a nostro avviso emanarle se non attraverso una impegnativa casistica, che finirebbe tuttavia per essere incompleta e andrebbe a creare non poche difficoltà interpretative. Basti citare, in proposito, i processi di canonizzazione e beatificazione della Congregazione dei riti, le cui carte riflettono attività istituzionali in corso da decenni o, addirittura, da alcuni secoli… » (vedi G. Badini, Archivi e Chiesa. Lineamenti di archivistica ecclesiastica e religiosa, Pàtron,  Quarto Inferiore (BO), 20053 , p. 24.

[5] Il primo caso, ad esempio, è previsto per legge per gli archivi degli organi centrali e periferici degli Stati preunitari e per gli organi centrali e periferici dello Stato italiano che devono confluire nei competenti Archivi di Stato. Il secondo caso si verifica invece per gli archivi degli enti pubblici (ad es. l’archivio storico di un comune) (cfr. P. Carucci, Le fonti archivistiche: ordinamento e conservazione, Carocci, Roma 1998, p. 200). Nel panorama degli archivi ecclesiastici la funzione di istituto di conservazione è svolto dall’Archivio storico diocesano, che come previsto dal Codice di Diritto Canonico del 1983, assurge ormai frequentemente a istituto di concentrazione e custodia, oltre che delle carte della Curia vescovile, anche delle carte di altri enti ecclesiastici che fanno capo alla circoscrizione territoriale di competenza (cfr. A. Turchini, Archivistica ecclesiastica. Introduzione allo studio, Civita Editoriale, Lucca, 2006, pp. 90-91). Infine non mancano casi in cui l’archivio storico viene affidato in regime di outsourcing.

[6] M. B. Bertini, Che cos’è un archivio, Carocci, Roma, 2008, pp. 21.

[7] P. Carucci, Le fonti archivistiche, cit. p. 22.

[8] Di questo strumento avremo modo di parlare in altra sede. Qui ci limitiamo a dire che è stato inserito sia nella fase corrente che nella fase di deposito per sottolinearne l’importanza in entrambe le situazioni. Infatti nella gestione dell’archivio corrente il piano di conservazione viene elaborato in stretta correlazione con il titolario di classificazione e serve a stabilire i tempi di conservazione dei documenti e quali di essi debbano essere conservati permanentemente. La sua finalità è quella di rendere più gestibile il flusso documentario ed è utile per scarti periodici della documentazione che si è certi di poter eliminare senza problemi. Nella fase dell’archivio di deposito il piano di conservazione rappresenta lo strumento utilizzato per le operazioni di scarto in previsione del versamento della documentazione all’archivio storico. In questo secondo caso esso costituisce più che altro un punto di riferimento e il suo utilizzo non può prescindere comunque da una ulteriore e attenta valutazione circa la documentazione da scartare. Infatti mentre per i documenti da destinare alla conservazione ha valore tassativo, per i documenti da destinare al macero è necessario valutare caso per caso anche in virtù dei molti anni che trascorrono da quando una pratica si conclude al momento del passaggio all’archivio storico (abbiamo visto 40 anni). Lungo questo arco di anni le attività – e i documenti ad esse relative – che potevano sembrare rilevanti possono perdere interesse e viceversa.

[9] P. Carucci – M. Guercio, Manuale di archivistica, Carocci, Roma, 2010, p. 91.

[10] Ivi, pp. 220-223.

[11] Ivi, p. 205 e p. 253.

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2 risposte a Archivistica a ostacoli III. Il ciclo di vita dei documenti e le fasi dell’archivio. L’archivio corrente (parte prima)

  1. paciallegra ha detto:

    Mi permetto di inserirmi citando, a fianco della scuole italiane, francesi e tedesche a cui fai riferimento quella australiana che introduce di fatto la quarta fase, quella della “concezione” (beata) dell’archivio.
    qualcosa anche qui http://digitalia.sbn.it/article/viewFile/280/181

    • foederisarca ha detto:

      Grazie Allegra! Ho recuperato il testo che citi e lo sto leggendo con molto interesse! 🙂
      Ma pensi di passare a Roma? No, perchè nel caso hai un aperitivo pagato! 😉
      A presto!

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