La regola dei trenta secondi ovvero l’archivistica secondo John Grisham

news-johngrishamQual è un sistema per verificare se un archivio corrente funziona in modo efficiente? Secondo me un ottimo metodo è applicare quella che potremmo definire come la “regola dei trenta secondi” di John Grisham, l’autore di quei famosi legal thriller come: Il socio, La giuria e Il rapporto Pelican.

In diversi suoi libri, infatti, trattando della consultazione delle pratiche, Grisham afferma che se non si riesce a recuperare un documento in trenta secondi, allora vuol dire che si sta sprecando denaro (per la famosa equazione di Franklin per cui: «Time is money»).

In particolare ecco i principali riferimenti a questa regola. Nel romanzo Il re dei torti, al capitolo 2 troviamo:

«[Carter] gettò la pratica di Tequila Watson sul suo tavolo pulito e ordinato e si tolse la giacca. Sarebbe stato facile, in circostanze così deprimenti, cedere alla tentazione di trascurare il suo luogo di lavoro, lasciare che incartamenti e scartoffie si accumulassero fino a ostruire tutto lo spazio e incolpare l’eccesso di lavoro e la carenza di personale. Ma suo padre gli aveva insegnato che una scrivania organizzata è indice di una mente organizzata. Se in trenta secondi non trovi una cosa che cerchi, stai perdendo soldi, gli ripeteva sempre».

Qui il concetto è piuttosto in nuce e si riferisce genericamente alla scrivania, anche se è chiaro il riferimento ai fascicoli dei processi in corso di trattazione (le scartoffie, ahimè!). Molto più esplicito in senso archivistico, invece, è il riferimento che troviamo ne L’avvocato di strada, dove al capitolo 16 leggiamo:

«Nella tasca interna della cartelletta c’era il prestampato che il nostro studio usava per registrare in ordine cronologico tutti i dati relativi alla trattativa. La capacità organizzativa di una segretaria della Drake&Sweeney veniva giudicata dalla scrupolosità con cui aggiornava il modulo. Tutto ciò che era incluso in un fascicolo, documenti, messaggi, planimetrie, foto o altro, doveva essere registrato in quell’indice. Era un concetto che ci veniva inculcato durante l’addestramento. La maggior parte di noi aveva imparato sbattendoci il naso: non c’era niente di più frustrante che sfogliare una pratica del peso di qualche chilo in cerca di qualcosa che non era stato registrato con la dovuta precisione. Se non lo trovavi in trenta secondi, diceva l’assioma, era inutile».

Senza voler estrapolare da Grisham nozioni di archivistica sulla corretta gestione dell’archivio corrente (per la qual cosa rimando alla relativa manualistica) ritengo però che l’idea di misurare il tempo di recupero di un documento in un dato fascicolo sia molto buona e possa darci un’idea piuttosto chiara dello stato di efficienza del nostro archivio. Ovviamente laddove la tempistica risultasse piuttosto insoddisfacente potrebbe essere il tempo di una seria analisi della modalità di gestione del flusso documentale per provvedere a un suo miglioramento. Ma questa è un’altra storia…

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