Vobis relinquens exemplum ut sequamini vestigia eius. Il Vademecum per i beni culturali dei Cappuccini: un esempio da imitare

Logo dell'Archivio Generale dell'Ordine dei Frati Minori Cappuccini

Logo dell’Archivio Generale dell’Ordine dei Frati Minori Cappuccini

Un’interessante scoperta (che devo a fr. Luca Casalicchio, che ringrazio per la segnalazione) è stato il Vademecum per i beni culturali dell’Ordine realizzato dai Frati minori cappuccini (sulla storia e la missione dell’Ordo Fratrum Minorum Capuccinorum si veda il loro sito internet al seguente link).

Quest’opera nasce dalla domanda sempre più crescente da parte dei diversi responsabili all’interno dell’Ordine di ricevere indicazioni pratiche su come gestire il cospicuo patrimonio culturale prodotto dai Cappuccini in quasi 500 anni di storia.

Per rispondere a questa esigenza, nel 2009, il Ministro generale fra Mauro Jöhri ha istituito una speciale commissione, formata da quattro persone, con il compito di redigere un documento normativo volto a: «offrire criteri su come salvaguardare, inventariare, conservare e tutelare i beni culturali e, ove opportuno, promuovere e far conoscere istituzioni culturali» (Vademecum, n. 1).

Struttura del Vademecum

Il Vademecum, pubblicato ad experimentum nel 2011, si apre con un’Introduzione in cui, dopo un excursus storico sulla cura dei beni culturali da parte dell’Ordine (n. 2), individua l’oggetto del documento: archivi, biblioteche, musei e luoghi cappuccini (nn. 3-7).

Troviamo quindi le «Direttive pratiche», suddivise in quattro parti.

Nella prima parte – «Come avviare e gestire le nostre istituzioni culturali» – vengono anzitutto dati i «Principi generali» (nn. 8-22), in cui un aspetto molto interessante è costituito dalla sottolineatura della necessità di una sensibilizzazione di tutte le comunità e di tutti i frati in relazione ai beni culturali dell’Ordine (nn. 8-9).

Quindi vengono affrontate le questioni relative alla Fondazione e gestione di archivi, biblioteche e musei (nn. 23-58).

Nella seconda parte, si affronta il nodo, ormai comune a molti Istituti purtroppo, del ridimensionamento dell’Ordine e degli interventi da attuare in relazione ai beni culturali nel caso della chiusura di una casa (nn. 59-68).

Nella terza parte, invece, si cerca di dare indicazioni per creare una rete di solidarietà tra tutte le comunità dell’Ordine (nn. 69-86), in particolare si provvede a indicare la Curia generalizia e quelle provinciali come cardini di una rete che permetta una migliore gestione, conservazione e valorizzazione del patrimonio culturale dell’Ordine (nn. 69-79).

Infine, in tre appendici, vengono forniti dei modelli per:

  • Regolamento per i beni e le istituzioni culturali di una Provincia religiosa (appendice I);
  • Statuto e Regolamento di un archivio, biblioteca e museo (appendice II);
  • Esempio di scheda di catalogazione per i beni museali (appendice III).

Il Vademecum, ancora ad uno stato iniziale, si propone però come un ottimo esempio di attenzione e cura nei confronti dei beni culturali. Soprattutto – e ci tengo molto a sottolinearlo – è la manifestazione del tentativo degli organi centrali di un Ordine di fornire una linea comune e di sensibilizzare tutti i propri membri, dovunque essi si trovino.

Questioni aperte

In un’ottica di migliorare questo strumento – lo ribadisco: sono entusiasta di questo Vademecum – mi permetto, per quel che concerne la parte archivistica, di sollevare alcune questioni (farò riferimento sia alle sezioni che ai numeri di paragrafo del documento, riportandone le frasi salienti).

Sezione: Oggetto del presente Vademecum

N. 4: «Archivio: è una struttura permanente che raccoglie, inventaria e conserva documenti prodotti nella storia dall’Ente nell’esercizio delle sue funzioni e ne assicura la consultazione per finalità di studio e di ricerca». Questa definizione risulta essere troppo ambigua, in quanto, come si sa, il termine archivio può significare contemporaneamente: il luogo di deposito, l’ente che conserva i documenti e, infine, il complesso delle carte.

Sezione: I Responsabili

N. 13: «Il responsabile dell’archivio, della biblioteca e del museo, eventualmente coadiuvato da uno o più collaboratori, curi la buona conservazione e il funzionamento di attrezzature ed arredi, garantendo il funzionamento e l’erogazione dei servizi». Potrebbe essere utile pensare a una quarta appendice con indicazioni pratiche relative alla conservazione del materiale. Ad esempio: temperatura compresa tra i 14 e i 20 °C, umidità al 50-55%, cartelle in carta non acida, scaffalature in metallo, ecc.

Sezione: Le infrastrutture

N. 14: «Per una gestione organica e una preservazione sicura è indispensabile un luogo idoneo con necessari arredamenti, adeguati anche dal punto di vista della fruibilità e del comfort per gli utenti e per il personale addetto». È auspicabile prevedere una divisione netta tra sala di deposito (in cui installare gli appositi sistemi di controllo previsti all’articolo 15) e sala di consultazione; divisione che da questo articolo non sembra emergere.

Sezione: La formazione dei complessi del materiale documentario

N. 27: «In ogni singola fraternità si curi la creazione di un archivio, nel quale vengono conservati i documenti significativi della vita della fraternità, dei singoli frati e dei rapporti con le Autorità religiose e civili; si conservino i progetti di costruzione delle case, e anche titoli di proprietà, piani di costruzioni, convenzioni con enti ecclesiastici e pubblici, con persone private ecc., delle chiese e di ogni altra realizzazione promossa dalla fraternità, compresi gli interventi di ampliamento e restauro, nonché i documenti amministrativo-contabili. Venga redatta e conservata la cronaca». L’accenno ai «documenti significativi» sembra presupporre l’idea di una selezione e di una raccolta di documenti, idea che contrasta con gli articoli 24-26 in cui si dà la corretta definizione di un complesso documentario, si spiega come l’archivio sia il riflesso dell’attività dell’Ente e si definisce che cosa non è materiale d’archivio.

Sezione: Registrare e classificare: l’archivio corrente

N. 30: «Ogni archivio corrente si doti di un sistema di classificazione o titolario. Per quanto possibile gli archivi correnti dovranno essere ordinati secondo modelli di classificazione stabili nel tempo, ispirandosi all’Archivio generale. La documentazione prodotta dagli archivi correnti sia organizzata secondo il sistema di classificazione vigente nell’area linguistica e culturale in cui l’archivio si trova inserito». Manca il riferimento alla registrazione di protocollo, importante per la corretta sedimentazione della documentazione corrente.

N. 31: «L’intervento primario nell’archivio è l’ordinamento o riordinamento del materiale ivi presente. A questa operazione deve seguire contemporaneamente l’inventario, fondamentale strumento per assicurare la conservazione e la reperibilità dei documenti. Questa fase può essere preceduta da una delicata operazione di Scarto. Si può procedere cioè alla eliminazione di parte della documentazione ritenuta non necessaria alla chiara e completa attestazione degli atti posti in essere dall’ente o da esso ricevuti nell’espletamento delle sue funzioni, se non rompe cioè il legame necessario che deve esistere tra gli atti, seguendo la normativa di ogni paese». Le operazioni qui descritte, riferite all’archivio corrente, riguardano piuttosto l’archivio di deposito (operazioni di selezione e scarto) e lo storico (riordinamento e inventariazione). Potrebbe essere utile distinguere le tre fasi di vita dell’archivio (corrente, deposito, storico) individuando per ciascuna le procedure e i relativi strumenti di corredo.

N. 32: «L’ordinamento del materiale deve rispondere a chiari criteri prestabiliti, tenendo presente che l’unico metodo di ordinamento da usare è quello storico, quello cioè che rispetta e ordina il materiale prodotto così come è sorto nell’evolversi della attività dell’ente o della persona». Quanto descritto in questo articolo vale esclusivamente per la documentazione conservata nell’archivio storico, in quanto l’archivio corrente può essere riordinato a piacimento dell’Ente secondo le proprie esigenze e sulla base di un nuovo titolario.

Sezione: Conservare: l’archivio storico

N. 33: «I Ministri stabiliscono, insieme al responsabile dell’archivio, ogni quanto tempo si debba versare negli archivi storici la documentazione degli archivi correnti». Si ribadisce come sia utile individuare la fase dell’archivio di deposito.

N. 34: «Gli addetti agli archivi storici si occupino di produrre guide, inventari, liste, schedari e qualsiasi altra forma di strumento di corredo, che facilitino e garantiscano la reperibilità all’interno della documentazione storica». Si potrebbe aggiungere un riferimento agli standard internazionali elaborati dall’International Council on Archives: ISAD(G), ISAAR(CPF), ISDIAH e ISDF.

N. 37: «Nel ricevere e disporre i versamenti gli archivi storici si atterranno al sistema di classificazione in vigore negli archivi correnti, con l’obiettivo di mantenere inalterato il vincolo archivistico esistente fra i documenti in conformità con i registri di protocollo. Gli archivi storici si atterranno al principio di rispetto dei fondi, cioè non smembreranno la documentazione per distribuirla in posizioni preesistenti». Si accenna ai registri di protocollo mai menzionati finora (come visto all’articolo 30). Inoltre, non è il protocollo a garantire il vincolo archivistico, in quanto non tutta la documentazione passa necessariamente per la registrazione di protocollo. Infine non è sufficiente il solo principio del rispetto dei fondi se non affiancato da quello dell’integrità delle serie, per evitare che gli fondi, tenuti giustamente separati, subiscano però al loro interno riordinamenti arbitrari.

Advertisements
Questa voce è stata pubblicata in Legislazione, Metodologia di lavoro e contrassegnata con , , , , , , . Contrassegna il permalink.

Rispondi

Inserisci i tuoi dati qui sotto o clicca su un'icona per effettuare l'accesso:

Logo WordPress.com

Stai commentando usando il tuo account WordPress.com. Chiudi sessione / Modifica )

Foto Twitter

Stai commentando usando il tuo account Twitter. Chiudi sessione / Modifica )

Foto di Facebook

Stai commentando usando il tuo account Facebook. Chiudi sessione / Modifica )

Google+ photo

Stai commentando usando il tuo account Google+. Chiudi sessione / Modifica )

Connessione a %s...