La corretta individuazione dei fondi archivistici

La corretta individuazione dei fondi in un archivio è uno dei compiti più delicati e complessi che si trovi ad affrontare un archivista durante il suo lavoro.

Tale operazione si lega strettamente all’esatta conoscenza della documentazione contenuta nell’archivio e, soprattutto, alla chiara consapevolezza che l’archivio nasce con fini giuridico-amministrativi e non storico-culturali. La mancanza di questa consapevolezza, infatti, conduce spesso a descrivere le carte conservate in un archivio come se si trattassero di un unico indistinto complesso o, al contrario, a estrapolare documentazione che dovrebbe invece essere conservata in un solo fondo (l’esempio più frequente in questo senso è costituito dal cosiddetto fondo diplomatico).

Qual è dunque la bussola che deve guidare l’archivista in un questo delicatissimo compito? Sicuramente la conoscenza del soggetto produttore e del contesto storico-giuridico in cui è sorto, conoscenza che si acquisisce sia tramite le carte oggetto di studio, sia tramite studi supplementari che illuminino il periodo di esistenza del soggetto produttore.

Alcuni esempi potranno forse chiarire meglio la questione in oggetto. Mi riferirò soprattutto a soggetti produttori Ente e Persona, in quanto per la Famiglia sarà dedicato un articolo apposito (trattandosi di un soggetto molto particolare ed esclusivo del settore archivistico).

I soggetti produttori Ente

Il suggerimento per individuare i fondi prodotti da enti è quello di studiarne la struttura amministrativa e individuare le eventuali cesure giuridico-amministrative riscontrabili corso della sua storia.

Un errore classico in cui cade la maggioranza degli archivisti è quello costituito dalla Mensa vescovile. Quest’ultima, infatti, era l’ente incaricato di gestire i beni del vescovo e nonostante il suo strettissimo legame con la Curia vescovile, la sua documentazione non costituisce una serie all’interno del fondo della stessa Curia, ma piuttosto un vero e proprio fondo a se stante. Questo lo si evince chiaramente analizzando la sua struttura amministrativa, che risulta indipendente dalla Curia almeno fin dall’XI secolo.

Un altro fattore che può ingenerare degli errori è la fusione di enti. Il caso più tipico è, ad esempio, la fusione delle diocesi, come avvenuto recentemente in Italia con la ridefinizione delle stesse negli anni ’80 del XX secolo, da cui i numerosi nomi composti: Diocesi di Bari-Bitonto, Diocesi di Sora-Aquino-Pontecorvo, Diocesi di Concordia-Pordenone, ecc. Con l’unione di due diocesi, vengono soppressi i due enti precedenti, ad esempio la Diocesi di Bari e la Diocesi di Bitonto, dando vita a un nuovo ente: la Diocesi di Bari-Bitonto, di conseguenza nell’Archivio diocesano corrispondente, troveremo tre fondi: Fondo della Diocesi di Bari, Fondo della Diocesi di Bitonto e Fondo della Diocesi di Bari-Bitonto. Ovviamente questi casi più recenti sono di facile individuazione (normalmente, infatti, è sempre presente uno specifico documento dell’autorità ecclesiastica che sancisce queste trasformazioni), mentre più sfumata può divenire la situazione per enti molti antichi, soprattutto se anteriori al XII secolo, in cui esisteva ancora una certa fluidità del diritto canonico e statuale (ed è qui che si deve manifestare tutta la capacità dell’archivista di districarsi in situazioni storico-giuridiche complesse).

Riguardo gli istituti religiosi, invece, un esempio tipico (oltre a quello della fusione di diversi ordini) è la trasformazione di un Istituto da diritto diocesano a diritto pontificio. Si tratta in altre parole di Istituti che, nati all’interno di specifiche diocesi ed approvate inizialmente dall’ordinario locale, si trovano poi a crescere a tal punto da essere, con apposito decreto pontificio (il decretum laudis), sottratte all’autorità dei singoli ordinari per confluire direttamente sotto l’autorità pontificia. In questo caso, l’archivista individuerà in ciascuna comunità due fondi, in cui la cesura sarà appunto determinata dal decretum laudis (o altro atto corrispondente) della Santa Sede.

I soggetti produttori Persona

Per quanto riguarda i soggetti Persona la principale distinzione da farsi è quella tra le carte prodotte nell’esercizio di qualche funzione amministrativa e le carte personali.

Prendiamo ad esempio i documenti di un Vescovo o di un Superiore generale, quando si tratta di carte prodotte nell’esercizio delle proprie funzioni episcopali o di superiore, quest’ultime dovranno confluire rispettivamente nei fondi della Curia vescovile e della Curia generale dell’Istituto. Se invece si tratta di documenti a carattere personale, come carteggi con amici e parenti o inerenti attività estranee al particolare ruolo ricoperto, queste carte devono confluire in un fondo a se stante intitolato col nome della persona.

Da questo punto di vista, un errore frequente riscontrato negli archivi ecclesiastici è l’estrapolazione indistinta di tutte le carte prodotte da un certo personaggio nel momento in cui si apre il processo di canonizzazione dello stesso. Si tratta di un errore grave, che distrugge il vincolo archivistico dei documenti estratti per effettuare una raccolta documentaria (concetto antitetico a un archivio).

Conclusioni

Analisi della documentazione, della struttura amministrativa (o della funzione) del soggetto produttore e conoscenza del contesto storico-giuridico in cui lo stesso si è sviluppato e ha operato sono i principali elementi che permettono all’archivista di individuare correttamente i fondi all’interno di un archivio.

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