La tabella di concordanza delle segnature: specchio della corretta impostazione del riordinamento di un fondo

La tabella di concordanza delle segnature è lo strumento con cui l’archivista mostra il legame tra il precedente ordinamento di un fondo documentario e quello derivante dalla sua attività di studio e riordinamento del fondo stesso.

Si tratta di una tabella in cui per ciascuna unità archivistica viene indicata la segnatura attuale e quella precedente. Ecco un piccolo esempio tratto da L’Archivio dell’Arciconfraternita del Gonfalone. Cenni storici e inventario di Sergio Pagano (p. 380):

Segnatura attuale

Segnatura precedente

Mazzo A

1

Mazzo A1

1157

Mazzo B

2

Mazzo B2

1728

Mazzo C

3

Sebbene possa sembrare ovvio predisporre questa tabella, non mancano esempi negativi al riguardo, soprattutto nei lavori realizzati per gli Istituti religiosi. Verificando gli inventari di alcuni Istituti ho infatti avuto modo di riscontrare come gli archivisti che avevano portato avanti il lavoro di riordinamento non avessero tenuto in nessuna considerazione le precedenti segnature (nonostante fossero ben visibili sui fascicoli d’archivio).

Questa “dimenticanza” che ha come prima conseguenza il non permettere il reperimento dei fascicoli citati nei precedenti lavori di studio, può essere la spia di un errore metodologico ben più grave. Errore che consisterebbe nell’aver proceduto a un riordinamento arbitrario, senza aver prima studiato la struttura originaria di quel fondo.

È dunque di estrema importanza verificare in modo approfondito che il lavoro di riordinamento venga correttamente impostato. Soprattutto in quei casi dove l’incarico venga affidato a ditte o personale esterni, il responsabile dell’archivio dovrà aver cura di pianificare attentamente lo studio previo del fondo archivistico e non lasciare il tutto alla libera iniziativa degli operatori. Spesso, infatti, può costituire una soluzione molto più rapida e comoda procedere a un riordinamento arbitrario di un fondo, piuttosto che cimentarsi in una complicata e approfondita analisi di ricostruzione dell’ordinamento originario.

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