Suggerimenti per l’organizzazione dell’archivio corrente

La dottrina archivistica italiana, insieme a quella francese, identifica l’archivio come un tutt’uno distinto in tre fasi successive, ossia: archivio corrente, di deposito, storico. Le tre fasi, dunque, sono intimamente legate tra loro, al punto che la cattiva gestione di una di queste può inficiare negativamente sulle altre. In particolare, una cattiva gestione della fase corrente va a “inquinare”, spesso pesantemente, le altre due susseguenti.

Risulta quindi evidente come costituisca un grave errore il considerare l’archivio storico come l’unica sezione meritevole di un qualche trattamento particolare, disinteressandosi completamente della gestione delle altre due fasi. Tale atteggiamento, infatti, comporta alcune conseguenze, di cui le più gravi possono essere così sintetizzate:

  1.  Le attività dell’Istituto possono divenire convulse e disorganizzate non potendo fare affidamento su una documentazione ordinata che permetta di pianificare in modo efficace le suddette attività;
  2. Problemi nella conservazione e nel reperimento di documenti necessari a garantire i diritti dell’Istituto;
  3. Personalizzazione nella gestione e nell’ordinamento delle carte, che rende traumatico il passaggio di funzioni da una persona all’altra (se è vero il detto: «tot capita, tot sententiae» si comprenderà come ogni persona avrà un proprio metodo nel conservare e organizzare la documentazione);
  4. L’affastellamento, senza alcuna logica, di documentazione che, per ragioni di spazio, viene poi a confluire disordinatamente prima nell’archivio di deposito e poi in quello storico (senza che sia presente un qualunque elenco, anche sommario, che permetta di orientarsi nella mole documentaria).

Da questo elenco di ragioni, che non pretende di essere esaustivo, si comprenderà come sia assolutamente necessario pianificare in modo coerente la gestione del proprio flusso documentario fin dall’archivio corrente, ossia fin dall’origine della formazione dei fascicoli che costituiscono le unità fondamentali dell’archivio.

Questa pianificazione dovrebbe prevedere i seguenti passi:

  1. Analisi e studio del proprio flusso documentario, individuando in particolare:
    • La tipologia di documentazione (in entrata, in uscita e interna);
    • Gli uffici coinvolti;
    • I canali di arrivo e partenza (posta ordinaria, mail, fax, ecc.);
    • I supporti (carta, CD-ROM, carta termica, ecc.);
  1. Stesura di un titolario o piano di classificazione che rispecchi le funzioni (e non gli uffici) in essere nell’Istituto;
  2. Redazione di un manuale di gestione, che descriva in modo semplice e chiaro come debba essere gestito il flusso documentario, al di là di ogni personalizzazione;
  3. Creazione di un apposito ufficio di segreteria dove avverrà:
    • La registrazione di protocollo (documenti in entrata e in uscita);
    • La classificazione di tutti i documenti secondo il titolario;
    • Redazione di appositi strumenti di ricerca che aiutino a individuare i fascicoli necessari allo svolgimento delle attività dell’Istituto.

Una gestione di questo tipo avrà come principale e più importante risultato quello di contribuire in modo funzionale all’attività dell’Istituto. In secondo luogo, un sistema così strutturato permette di valutare il passaggio a un sistema di gestione della documentazione completamente informatizzato, cosa altrimenti impossibile. Infine, un archivio ordinato, richiederà delle verifiche molto meno onerose sulla documentazione al momento del passaggio di quest’ultima dall’archivio corrente a quello di deposito e, da qui, a quello storico.

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