La scelta dei locali da adibire a deposito della documentazione d’archivio: alcuni criteri

 «Bisogna pensare all’archivio come a un ospite gradito!». Con queste parole un padre agostiniano sintetizzava il criterio che deve essere alla base della scelta del locale che ospiterà la documentazione archivistica. Troppo spesso, infatti, viene scelta l’ala più inospitale del complesso; il quale, non essendo adatto per le persone, si ritiene possa invece fungere da buon deposito per l’archivio. Niente di più sbagliato!

Pianificare una corretta collocazione dell’archivio si rivela dunque una scelta decisiva che, sul lungo periodo, permetterà di risparmiare non pochi soldi. Ma quali sono i criteri da adottare al momento di questa pianificazione? Ecco i tre principali:

  1. Valutazione dell’incremento del materiale
  2. Buone condizioni termoigrometriche
  3. Sicurezza dei locali

Valutazione dell’incremento del materiale

È opportuno scegliere un locale che possa contenere tutta la documentazione attualmente posseduta, ma che sia anche in grado di poter accogliere ulteriore materiale derivante dal normale processo di sedimentazione della documentazione d’archivio, nonché da eventuali incrementi straordinari (ad esempio: la chiusura di una casa con il relativo versamento dell’archivio presso la Curia generalizia).

In altre parole bisogna calcolare il ritmo di crescita dell’archivio. Tale ritmo si misura normalmente in metri lineari annui. Di conseguenza scegliere un deposito che riesca a malapena a contenere tutto l’archivio storico così come si presenta oggi, potrebbe rivelarsi una scelta infelice laddove vi sia un incremento annuo di 2-3 metri lineari. In capo a pochi anni, infatti, il locale non riuscirà più a contenere ordinatamente la documentazione, che dovrà essere affastellata sui ripiani o sul pavimento, con detrimento dell’ordinamento delle carte, della loro consultazione e corretta conservazione.

Se poi non fossero proprio disponibili degli spazi così ampi, si potrà ricorrere ad appositi scaffali, i cosiddetti compact, che presentano però lo svantaggio di essere costosi e richiedono, in ogni caso, la presenza di un solaio in grado di sostenerne il peso (è questa una delle ragioni per cui gli archivi dovrebbero sempre essere collocati al pian terreno).

 Buone condizioni termoigrometriche

La documentazione contenuta in un archivio storico, essendo principalmente su supporti di tipo organico (pergamena e carta), risente molto delle condizioni di umidità e temperatura in cui viene conservata.

Al fine di evitare la proliferazione di agenti biologici dannosi e/o l’alterazione dei materiali, la temperatura ideale a cui conservare la documentazione d’archivio è tra i 14-20°C, con un tasso di umidità pari al 55%. Bisognerebbe dunque prevedere l’installazione di un impianto di condizionamento che mantenga questi due livelli costanti nel tempo.

Tuttavia se per mancanza di fondi ciò non sia possibile, si abbia almeno cura di scegliere un locale che presenti una temperatura né troppo alta né troppo bassa e che, soprattutto, non preveda forti escursioni termiche tra estate e inverno. Infatti, più delle condizioni sfavorevoli di conservazione è l’escursione termica ad accelerare in modo esponenziale il processo di degrado dei materiali organici.

 Sicurezza dei locali

Può risultare ovvio il fatto di non dover collocare la documentazione accanto a locali dove vi sia la presenza di fiamme (cucine, caldaie, ecc.) o dove vi sia una forte presenza di acqua (bagni, lavatoi, ecc.). Eppure non è raro il caso di sistemazioni tanto infelici.

In secondo luogo, bisogna aver cura che il deposito sia in un’ala del complesso piuttosto protetta, dove non vi sia un passaggio incontrollato di persone e, se possibile, con un adeguato sistema di allarme.

L’osservanza di queste semplici regole permetterà, come già detto all’inizio, un notevole risparmio di denaro. Infatti, un locale sufficientemente capiente non richiederà l’acquisto dei compact o il trasferimento della documentazione. Un locale che presenti le adeguate condizioni di temperatura e umidità eviterà il deterioramento dei materiali e il ricorso a costose campagne di restauro. Infine, un deposito sicuro eviterà i furti, i danneggiamenti o, nella peggiore delle ipotesi, la distruzione del materiale d’archivio.

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