L’inventario archivistico: caratteristiche e problemi

Nel corso di alcune visite in archivi storici appartenenti a diversi Istituti religiosi mi è stato spesso presentato con orgoglio dal Responsabile quello che definiva come l’inventario dell’archivio. Tuttavia questi strumenti, spesso frutto di notevoli sacrifici economici, avevano ben poche delle caratteristiche che un inventario dovrebbe possedere.
Questo articolo, rivolto ai responsabili degli archivi che si trovano ad affidare il riordinamento e la redazione dell’inventario a collaboratori esterni, si propone di mostrare brevemente:
– cosa sia l’inventario archivistico;
– quali siano le condizioni previe per redigere un inventario;
– quali le caratteristiche minime che quest’ultimo debba possedere.

Cos’è l’inventario archivistico?
A dispetto del nome, che può mettere fuori strada, l’inventario archivistico è tutto fuorché un semplice elenco, più o meno dettagliato, della documentazione conservata in archivio. L’inventario, infatti, è lo strumento “principe” dell’archivistica, Paola Carucci, nel suo Manuale di archivistica, lo definisce come: «lo strumento di ricerca concettualmente più elaborato e più rigoroso sotto l’aspetto formale». L’inventario rende dunque possibile la piena comprensione della documentazione di un fondo, mostra il peculiare vincolo che lega le carte tra loro e quest’ultime all’ente che le ha prodotte nell’ambito di un preciso contesto storico-giuridico. Infatti, solo la piena comprensione di questo particolare vincolo che lega le carte rende effettivamente possibile la ricerca in archivio e il reperimento delle informazioni necessarie ai diversi settori di studio.

Condizione previa: il riordinamento dell’archivio
Conditio sine qua non per poter redigere l’inventario è il completamento delle operazioni di un corretto riordinamento dell’archivio. Il riordinamento, infatti, garantisce anzitutto la ricostruzione dell’articolazione interna del fondo in raggruppamenti di serie e sottoserie, disponendo le unità archivistiche (i fascicoli) nel loro giusto posto in relazione alla struttura generale dell’archivio.
In secondo luogo, il riordinamento permette di descrivere nel modo più efficace la documentazione in relazione alla storia e alle funzioni dell’ente che l’ha prodotta e al contesto storico-giuridico in cui l’ente stesso si è trovato ad agire.

Caratteristiche dell’inventario
Un inventario, sia esso sommario o analitico, dovrà sempre presentare le seguenti caratteristiche:
1. Introduzione storico-istituzionale;
2. Introduzione archivistica;
3. Prospetto generale del fondo;
4. Avvertenze e abbreviazioni;
5. Inventario delle unità, per le quali si indicherà sempre:
a. Numero di corda dell’unità di conservazione;
b. Segnatura archivistica attuale;
c. Segnatura archivistica originaria;
d. Titolo/oggetto dell’unità (con integrazioni laddove necessario);
e. Date estreme;
f. Indicazione di eventuali allegati;
g. Descrizione esterna dell’unità (consistenza e dimensioni);
6. Indici
7. Appendici;
8. Bibliografia.

Alcuni esempi di inventario
A titolo di esempio si analizzeranno sinotticamente tre inventari di fondi conservati presso enti ecclesiastici, mostrando quali di essi presentino le caratteristiche elencate:
– SERGIO PAGANO, L’Archivio dell’Arciconfraternita del Gonfalone. Cenni storici e inventario, Città del Vaticano, 1990;
Inventario dell’Archivio Storico dei Camilliani, a cura di Marco Pizzo, s.l., [2007]
Archivio Storico dei Comitati Civivi, a cura di Marco Tabacco, s.d., pubblicato on line all’indirizzo internet: http://www.editriceapes.it/apes/index.php?page=comitaticivici

  Pagano Pizzo Tabacco
Introduzione storico-istituzionale (informazioni parziali nell’intr. archivistica)  
Introduzione archivistica  √ (insufficiente: 21 righe)
Prospetto generale del fondo   √ 
Avvertenze e abbreviazioni  √  √  
Inventario delle unità:      
Numero di corda dell’unità di conservazione √     √
Segnatura archivistica attuale  √  √
Segnatura archivistica originaria  √    √
Titolo/oggetto dell’unità  √  √  √
Date estreme  √  √  √
Indicazione di eventuali allegati  √  √  
Descrizione esterna dell’unità  √    
Indici  √   √ (parziali) 
Appendici  √  √  
Bibliografia    

Da questo semplice prospetto si comprende facilmente come spesso vengano spacciati per inventari, elenchi più o meno dettagliati di documentazione che tuttavia non rendono debitamente conto del panorama storico istituzionale in cui l’ente ha operato. Al di là degli indici e della bibliografia, il difetto principale è proprio la mancanza della nota storico-istituzionale, quella che rappresenta «il mezzo di corredo necessario per trovare la documentazione che interessa, o quanto meno la parte principale dell’inventario, […] lo studio che indica le competenze, le strutture, il modo di funzionamento, l’evoluzione della istituzione o magistratura che ha prodotto il materiale documentario […]. L’“inventario” che segue non è altro che un elenco, la cui consultazione è possibile soltanto dopo che chi lo consulta ha studiato l’“introduzione” che lo rende intelligibile» (E. LODOLINI, Archivistica. Principi e problemi, Franco Angeli 2005, pp. 250-251).

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2 risposte a L’inventario archivistico: caratteristiche e problemi

  1. DANIELA NORI MONTI ha detto:

    La questione fondamentale è che spesso questi inventari sono, come bene osservavi, solamente dei cataloghi più o meno approfonditi. Inoltre, mancanti quasi sempre della parte storica. Ammetto che in alcuni casi la ricostruzione approfondita di quest’ultima costituisce di per se stessa un lavoro immenso, ma almeno una prima delineazione della stessa è fondamentale per capire come si struttura un archivio storico. Mi sono trovata in prima persona a lavorare su un archivio dove, visto il riordinamento subito a metà degli anni cinquanta, è chiaro come chi l’abbia realizzato se da una parte fosse conoscitore dell’istituzione che lo aveva prodotto, dall’altra conosceva con molta approssimazione l’evoluzione dell’archivio stesso nei secoli, non perché studiandolo qualche informazione non potesse essere ricavata ma quanto piuttosto perché l’archivio in quanto tale era vissuto e visto come luogo di conservazione e non come istituzione in se stessa, o meglio come organismo facente parte di una realtà complessa, organo funzionale al tutto. E, se mi permetti, è una visione che ancora oggi ritrovo in alcuni colleghi.

    • foederisarca ha detto:

      Sono d’accordo con te! Nel verificare diversi inventari mi sono trovato spesso a dover constatare la pressoché totale assenza di un’introduzione storico-archivistica che, di fatto, è la sola a poter davvero aiutare chi fruisce dell’inventario. Forse mi attirerò qualche critica ma credo che in parte ciò sia dovuto alla regressione portata nella ricerca dalle moderne tecniche di recupero dei dati tramite database. Si sta sviluppando l’illusione che basti inserire il termine desiderato e il programma farà magicamente emergere ciò che mi serve. Ma sapere che l’archivio di un determinato ente possiede un fascicolo su Tizio o su Caio ma non conoscerne il motivo costituisce di fatto un buco alla mia ricerca perché non saprò quale istituzione ha prodotto quel fascicolo e per quali finalità e, di conseguenza, quale sia il giusto peso da dargli. In questo sta a noi archivisti non dimenticare lo stretto legame che corre tra la nostra disciplina e la storia delle istituzioni e, soprattutto, ribadirlo ogni qualvolta se ne presenti l’occasione.

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