La cartolazione: l’importanza di un’operazione spesso trascurata

Con cartolazione si intende la numerazione di tutte le carte componenti un’unità archivistica che viene effettuata apponendo a matita, sull’angolo destro in alto di ciascun foglio scritto, un numero di corda progressivo da 1 a n (non si contano le pagine bianche).

Consuetudine vuole che venga effettuata per carte ossia apponendo un solo numero su ciascun foglio (che verrà poi distinto in recto e verso), ma nulla vieta che possa essere effettuata per pagine (in questo caso avremo due numeri per ciascun foglio); l’importante è che venga esplicitata in sede di inventario tramite le apposite sigle: cc., per la numerazione per carte, e pp., per quella per pagine (essendo la numerazione per pagine doppia rispetto a quella per carte).

Nel caso di registri già cartolati, si utilizzerà la numerazione preesistente dando conto delle carte bianche e/o non numerate.

Senza dubbio la cartolazione è una delle operazioni più noiose che si trovi a dover affrontare un archivista nel corso del suo lavoro e non sono i rari i casi di coloro che la scartano a priori o la demandano ai propri subordinati. Nonostante ciò, la cartolazione rimane un’operazione basilare la cui importanza è data da diverse motivazioni.

Anzitutto la cartolazione permette di conoscere esattamente la consistenza di un’unità e dare effettivo conto della quantità di materiale che un utente possa aspettare di trovarsi in un determinato fascicolo. Ad esempio immaginiamo di trovarci di fronte a un fascicolo dal titolo: Atti amministrativi 1678-1830. L’indicazione dell’arco cronologico lascia presupporre di trovarsi di fronte a un’unità estremamente corposa e densa di informazioni; tuttavia è solo la cartolazione che può precisare l’effettiva consistenza del fascicolo. In questo modo l’utente non si troverà di fronte all’amara sorpresa di constatare che il fascicolo risulta formato da appena dieci carte.

In secondo luogo si comprenderà facilmente come un fascicolo cartolato possa essere tutelato in modo più efficace contro eventuali sottrazioni indebite che possono verificarsi in sede di consultazione del materiale da parte di utenti esterni.

Infine, sarà più facile per lo studioso indicare in modo più preciso in quale punto del fascicolo ha tratto l’informazione da citare nel suo lavoro di ricerca.

Questi dunque i motivi che rendono importante la cartolazione, motivi che devono spingere gli archivisti a renderla un’operazione quotidiana nella loro attività e i responsabili degli archivi a pretendere che venga sempre effettuata in sede di descrizione dell’unità archivistica.